كيفية استخدام Gmail وGcal وOutlook للعثور على أوقات الاجتماعات

عادةً ما تكون الاجتماعات على نحو ما مطلوبة للحفاظ على سير عمل الشركات والمؤسسات وحتى العائلات بشكل صحيح، ولكن محاولة العثور على نوافذ زمنية في عالم مزدحم بشكل متزايد يمكن أن يمثل تحديًا. ومع ارتفاع عدد الأشخاص المتوقع حضورهم في الاجتماع، تزداد أيضًا صعوبة اختيار الوقت الذي يكون فيه الجميع متفرغين. لقد عاد عدد منا إلى مكاتبهم أكثر من أي وقت مضى خلال السنوات الثلاث الماضية، ويجتمع عدد أكبر منا.

كما هو الحال مع أشياء أخرى كثيرة في الحياة، فإن تطبيقاتك هنا لمساعدتك: ستجد أدوات في العديد من تطبيقات التقويم الشائعة، بالإضافة إلى أدوات مساعدة مستقلة مخصصة لمساعدتك في التأكد من العثور على الوقت المناسب للجميع. قد لا تتمكن من ضمان أن الاجتماع سيكون مفيدًا، ولكن يمكنك على الأقل التأكد من حدوثه. كمكافأة إضافية، يمكنك استخدام ميزات غير ملحوظة في التطبيقات التي لديك بالفعل لجدولة الأشياء.

بريد جوجل

يتم ترتيب العديد من الاجتماعات عبر البريد الإلكتروني، وإذا كنت مشتركًا في نقاش متبادل حول اجتماع في Gmail، فيمكنك السماح لأي شخص آخر في المحادثة بمعرفة متى تكون متاحًا فعليًا. عندما تقوم بإنشاء رسالة جديدة في Gmail على الويب، انقر على النقاط الثلاث الموجودة أسفل النافذة، ثم اختر تحديد وقت للقاء و اعرض الأوقات التي تكون فيها متفرغًا.

يتم فتح لوحة جديدة على اليمين، انقر واسحب فوق مناطق التقويم حيث تكون متاحًا. يمكنك تحديد مدة الاجتماع، وإضافة تواريخ جديدة إلى التواريخ التي قدمتها بالفعل، باستخدام الخيارات الموجودة أدناه. انقر التالي، وأضف أي ملاحظات أو تفاصيل ضرورية حول الموقع، ثم اختر أضف إلى البريد الإلكتروني.

يتم بعد ذلك تضمين الأوقات التي اخترتها في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك، ويمكن لمستلم البريد الإلكتروني النقر فوق إحدى الفتحات لإعداد الاجتماع في تقويم Google. في الوقت الحالي، لا يعمل هذا إلا مع الاجتماعات الفردية – إذا كان هناك عدة أشخاص في محادثة البريد الإلكتروني، فيمكن لشخص واحد فقط النقر فوق إحدى الفتحات وتحديد وقت للاجتماع.

تقويم جوجل

يأتي تقويم Google أيضًا مزودًا بوظائفه الخاصة لجعل الجميع في نفس الصفحة، فيما يتعلق بالاجتماعات. لكي ينجح هذا الأمر، يجب على المشاركين الآخرين في الاجتماع مشاركة تقاويمهم معك، أو يجب أن يكونوا جزءًا من نفس المؤسسة التي تعمل بها، وأن يقوم جميعهم بتشغيل مجموعة برامج Google.

عند إنشاء حدث على الويب، قم بإضافة الضيوف الذين سيحضرون في الحقل ذي الصلة، ثم افتح الملف ابحث عن الوقت فاتورة غير مدفوعة. هنا يمكنك رؤية فترات في الأيام المقبلة عندما يكون لدى الجميع وقت فراغ، على الأقل وفقًا لتقاويم Google الخاصة بهم – على اليمين، يمكنك السماح للضيوف بتعديل الحدث ودعوة أشخاص آخرين.

سيطرح تقويم Google أيضًا بعض الأوقات المقترحة عندما تكون هناك فجوات في تقاويم جميع الحاضرين المحتملين. يمكنك بعد ذلك الاستمرار في إنشاء الحدث كالمعتاد، باستخدام التقويمات المشتركة كدليل، وبعد ذلك يمكن للأشخاص الذين قمت بدعوتهم تأكيد حضورهم.

الآفاق

يأتي Microsoft Outlook لنظام التشغيل Windows مزودًا بمساعد جدولة مدمج مباشرةً: اختر اجتماع جديد من بيت علامة التبويب في مكون التقويم بالتطبيق، وسترى ذلك مساعد الجدولة هي إحدى علامات تبويب القائمة في النافذة الجديدة التي تظهر. سيُظهر مدى توفر التقويم لجميع الحاضرين في الاجتماع، على الرغم من أن هذا لا يعمل إلا إذا كانوا جزءًا من مؤسستك.

يمكنك البحث عن فتحات مجانية يدويًا، أو استخدام اختيار السيارات الخيار الموجود في شريط القائمة بالأعلى ليقوم البرنامج بتقديم بعض الاقتراحات لك. يمكنك أيضًا التمييز بين الحضور المطلوب والاختياري — أولئك الذين يجب أن يكونوا حاضرين تمامًا وأولئك الذين لا يجب عليهم الحضور — وحتى البحث عن غرف مجانية في مؤسستك في نفس الوقت.

يعمل هذا أيضًا في Outlook على الويب، على الرغم من أنه ليس شاملاً تمامًا: أنشئ اجتماعًا جديدًا، وقم بدعوة واحد أو أكثر من الحضور، ويقدم البرنامج بعض الاقتراحات حول أوقات الفراغ التي يمكن للجميع الاجتماع فيها معًا. اضغط على التفضيلات الزر الذي يظهر على اليمين ليكون أكثر تحديدًا بشأن الوقت الذي تريد عقد الاجتماع فيه والمدة التي من المحتمل أن يستمر فيها.

تطبيقات مخصصة

إذا كنت تريد طريقة بسيطة لاستطلاع رأي الحاضرين في الاجتماع حول مدى توفرهم، فجرّب ذلك خربش. الأساسيات مجانية — ولا تحتاج حتى إلى تسجيل حساب — وما عليك سوى تحديد قائمة بالفتحات المحتملة، ثم إرسال الدعوات عبر البريد الإلكتروني وحث الأشخاص على التصويت على أي منها يعمل بشكل أفضل. إنه سهل الاستخدام للغاية، ومن السهل متابعة النتائج، ويمكنك الحصول على أدوات أكثر تقدمًا عبر خطة مدفوعة.

الصاحب هو خيار مجاني آخر، وهو أكثر تعقيدًا بعض الشيء من رسومات الشعار المبتكرة – وهو ما قد يكون أو لا يكون هو ما تبحث عنه. من السهل دمج الخدمة مع التقويمات الموجودة لديك، وهناك عدد من الطرق لتنظيم الاجتماعات: يمكنك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تسأل عن مدى توفرك للتحقق من التقويم الخاص بك، ويمكنك إعداد الصفحات حيث يصوت المستخدمون على فترات زمنية مختلفة ، ويمكنك استخدام Sidekick AI للبحث عن الأوقات التي يتطابق فيها تقويم الجميع.

نحن نحب أيضا سيمبليميت.مي، والذي يتيح للمستخدمين ترتيب ما يصل إلى 500 اجتماع شهريًا قبل الدفع مقابل الخدمة، وهو ما يكفي لتلبية احتياجات معظم الأشخاص، كما نتوقع. يمكنك بسهولة إعداد أنواع الاجتماعات المتاحة لك والأماكن المجانية المتاحة لك، ومن ثم يتولى SimpleMeet.me كل شيء آخر. علاوة على ذلك، فهو يتكامل بشكل أنيق مع مجموعة من تطبيقات التقويم ومؤتمرات الفيديو.