الخطوات الأساسية لإدارة مشاريع الوكالة الناجحة
الخطوات الأساسية لإدارة مشاريع الوكالة الناجحة
لقد سمعتها من قبل: “ليس المهم ما تعرفه، بل من تعرفه”. في بيئة الوكالة، هذا البيان صحيح بشكل خاص. لكي تكون ناجحًا في إحدى الوكالات، تحتاج إلى إقامة علاقات مع العملاء والشركاء الآخرين الذين يساعدون شركتك على الازدهار. ولكن هناك جانب آخر لهذه العلاقة: المشروع!
سواء كنت تعمل مع عميل أو شريك في مشروع معين، فإن مفتاح النجاح يكمن في مرحلة التخطيط للمشروع المذكور.
وإذا كانت لديك خبرة كمدير مشروع في إحدى الوكالات – أو حتى كشخص أدار مشاريع داخل إحدى الوكالات – فأنت تعرف مدى أهمية التخطيط لكل خطوة في كل مشروع قبل البدء.
كما سنناقش لاحقًا في هذا المنشور، هناك العديد من الخطوات الحاسمة التي تتضمنها الإدارة الفعالة للمشروع على مستوى الوكالة.
لكن أولاً، دعونا نتحدث عن ما يشكل بالضبط “إدارة المشروع” نفسها، حتى نتمكن من فهم سبب كونها مهارة بالغة الأهمية لأي شخص يعمل داخل بيئة الوكالة اليوم.
تحديد الاستراتيجية الخاصة بك
عندما تبدأ مشروعًا، من المهم تحديد المشكلة قبل البدء في العمل على استراتيجية التسويق. سيساعدك هذا على منعك من الانشغال بالتفاصيل وإغفال الصورة الكبيرة.
من المهم أيضًا أن تحدد أهدافًا لنفسك قبل البدء بأي مهمة أو عملية. يجب أن تسأل نفسك: ماذا أريد؟ كيف سأصل إلى هناك؟ وما الذي يمكنني تحقيقه بشكل واقعي ضمن الإطار الزمني المحدد؟
إنه مهم ليس فقط لتحديد التوقعات، ولكن أيضًا لتحديد مقدار الوقت والجهد الذي يجب إنفاقه في كل خطوة على طول الطريق – سواء الآن أو في التكرارات المستقبلية لهذه العملية (أو حتى المشاريع الأخرى).
بمجرد الإجابة على هذه الأسئلة، يأتي تحديد الأولويات: ما هي المهام الأكثر أهمية الآن؟ أي منها يمكنه الانتظار حتى وقت لاحق؟
هل هناك أي خطوات غير ضرورية يمكن إزالتها بالكامل دون التأثير على مستويات الجودة الشاملة أو النتائج؟
خطط لمشاريعك
الخطوة الأولى لإدارة المشروع هي تحديد مشروعك. يجب أن تكون قادرًا على الإجابة على هذه الأسئلة:
- ما هو الهدف من هذا المشروع؟
- من أجل من نفعل ذلك؟ و لماذا؟
- كيف سنقيس النجاح في هذا المسعى؟
بمجرد تحديد أهدافك ومهامك، فقد حان الوقت لإنشاء جدول زمني لإكمال كل مهمة.
بمجرد اكتمال قائمة المهام، قم بتعيينها وفقًا لمن لديه الوقت المتاح، ثم قم بإضافة الفترات المقدرة حتى يعرف الجميع المدة التي يحتاجونها قبل بدء عملهم في أي يوم محدد.
أخيرًا، تأكد من توفر جميع الموارد المطلوبة في جميع الأوقات خلال كل مرحلة من مراحل التطوير حتى لا يتأخر أي شيء بسبب نقصها!
إنشاء وثيقة المشروع
بمجرد تحديد غرض مشروعك ونطاقه وأهدافه، فقد حان الوقت لإنشاء مستند سيكون بمثابة دليلك خلال كل خطوة من خطوات العملية. يجب أن تتضمن هذه الوثيقة:
- الرؤية (كيف نريد أن يبدو منتجنا النهائي؟)
- النطاق (ما الذي نحاول تحقيقه؟)
- الأهداف (كيف سنقيس النجاح؟)
يمكنك أيضًا إضافة معلومات التكلفة في هذا القسم؛ ومع ذلك، ضع في اعتبارك أنه يجب تقسيم التكاليف إلى أقسام منفصلة خلال بقية خطتك بحيث تكون أسهل للأشخاص في فرق مختلفة داخل مؤسستك أو قاعدة العملاء، والذين قد لا يتمكنون من الوصول إلى هذه المعلومات بخلاف ذلك.
هناك أيضًا العديد من الموارد المتاحة على الإنترنت والتي تقدم قوائم مرجعية مدفوعة ومجانية لإدارة المشاريع للوكالات. إذا لم تكن جيدًا في وضع قوائم المهام هذه، فقد تحاول العثور على واحدة على الإنترنت لاستخدامها في مشروعك.
تحديد عوامل النجاح الرئيسية
لكي تنجح في أي مسعى، عليك أن تعرف ما الذي تعمل من أجله. وهذا ينطبق بشكل خاص على إدارة المشاريع.
قبل أن تتمكن من الانطلاق على طريق النجاح، من المهم تحديد أهدافك وغاياتك، ثم الالتزام بها!
بمجرد أن يحدد فريقك عوامل النجاح الرئيسية (KSFs)، تأكد من أن الجميع يفهم كيفية ارتباط هذه العوامل بأدوارهم الفردية في الفريق.
على سبيل المثال: إذا كان أحد عوامل KSF الخاصة بك هو “زيادة رضا العملاء”، فيجب أن يكون الشخص الذي يعمل في خدمة العملاء قادرًا على شرح كيف تساهم وظيفته في تحقيق هذا الهدف من خلال تقديم خدمة ممتازة عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني؛ وفي الوقت نفسه، قد يعمل موظف آخر بشكل وثيق مع مندوبي المبيعات، حتى يعرف بالضبط المنتجات التي يتم بيعها بشكل أفضل وفي أي وقت خلال كل شهر أو ربع سنة.
ضع توقعات واضحة وواقعية لأصحاب المصلحة
يعد التخطيط جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع، ولكنه أيضًا أحد أهم الخطوات. يساعدك على وضع خطة لما يجب القيام به لتحقيق أهدافك وغاياتك.
الخطوة الأولى في التخطيط هي تحديد توقعات واضحة وواقعية لأصحاب المصلحة. يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة العملاء وأعضاء الفريق والبائعين والأطراف الأخرى التي لديها مصلحة راسخة في رؤية مشروعك ناجحًا – وسيريدون إجابات منك حول ما يحدث في مشروعهم بالإضافة إلى التواصل الواضح حول كيفية سير الأمور بشكل عام.
أفضل طريقة لتحديد التوقعات هي من خلال الشرح الشامل لما يلي:
- ما هو المتوقع من كل صاحب مصلحة؟
- متى يجب تلبية تلك التوقعات أو تجاوزها (إن أمكن)؟
- مقدار الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة (بما في ذلك أي مواعيد نهائية).
كيف سيتم تنفيذ كل مهمة. لماذا المشروع مهم وماذا يعني لمستقبل الشركة.
ومن المهم أيضًا السماح لأعضاء فريقك بمعرفة ما هو متوقع منهم. أنت لا تريدهم أن يشعروا بالذهول أو الارتباك بشأن كيفية سير الأمور.
إحدى الطرق لتجنب ذلك هي إنشاء قائمة من التسليمات لكل عضو في الفريق تتضمن كل ما يحتاجون إلى القيام به للمشروع، بالإضافة إلى تاريخ الاستحقاق ومستوى الأولوية – حتى يعرف الجميع ما يجب القيام به عندما يلزم ذلك. منتهي.
مراقبة وقياس وإدارة الأداء
إن مراقبة الأداء وقياسه وإدارته كلها أمور ضرورية لإدارة المشاريع الناجحة. من خلال مراقبة التقدم المحرز في مشروعك، يمكنك معرفة مكانه وما إذا كان على المسار الصحيح لتحقيق أهدافه.
عندما تقيس مدى جودة أداء فريقك، ستحصل على فكرة عن المجالات التي قد تحتاج إلى تحسين وأين يتفوقون.
أخيرًا، تتطلب إدارة الأداء التأكد من أن كل شخص لديه أهداف واضحة تتوافق مع أهداف مؤسسته أو شركته (أو أي نوع من المؤسسات التي يعمل بها).
تعمل الخطوات الثلاث معًا: تتيح لك المراقبة تحديد المشكلات؛ ويساعد القياس في تحديد ما إذا كانت تلك المشكلات ناجمة عن نقص الجهد أو المهارة؛ بينما تضمن الإدارة استمرار الجميع في التركيز على تحقيق الأهداف المشتركة من خلال توفير التحفيز من خلال التقدير بالإضافة إلى التوجيه من خلال التدريب عند الحاجة.
يمكن أن تساعدك إدارة مشروعات الوكالة على إنجاز كل شيء في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة
باعتبارك مالك وكالة، فأنت تعلم أنه من المهم أن يكون لديك خطة. ومع ذلك، يواجه الكثير منا صعوبة في الالتزام بخططنا الخاصة لأننا مشغولون جدًا بالركض والقيام بالعمل.
نحن لا نعرف دائمًا مقدار الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة أو المدة التي سيستغرقها إكمال جميع المهام الموجودة في قائمة مراجعة إدارة المشروع لدينا.
ونتيجة لذلك، غالبًا ما نشعر بالإرهاق من مشاريعنا ونضغط على إنجازها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
وهذا يمكن أن يجعلنا نرتكب أخطاء على طول الطريق أو حتى نتخلى عن المشاريع تمامًا لأنها تبدو صعبة للغاية أو مستحيلة.
خاتمة
الغرض من هذه المقالة هو تعريفك بأهم جوانب إدارة المشاريع. نأمل أن يكون هذا قد ساعدك على فهم أهمية التخطيط والتنظيم الجيد لأي وكالة تريد النجاح.
